직장인 업무전화 Tip

직장인 업무전화Tip.

 

전화기 너머 들려오는 목소리만으로 상대방의 태도를 알수 있다!

직장인이라면 그래서 더더욱 업무전화를 주고 받을때 신경써야 하는 이유다.

 

 

 

 

직장인 업무전화 기본자세

 

전화 태도를 보면 그 사람의 수준을 알 수 있습니다.

그리고 특히 직장에서는 그 사람의 수준이 곧 회사의 수준을 말해주기도 하죠.

마치 개인전화처럼 멋대로 받는 경우가 허다하지만

업무전화는 자신의 기본대로 응대해서는 안됩니다.

 

절차 따위 다 안다고 하지만

경험상 이 순서를 지키는 사람들은 별로 많지 않았다.

회사를 콩가루로 만들지 말고 업무전화의 절차 꼭 지키자.

 

 

업무전화 절차

 

1) 전화를 걸기 전에 통화의 주된 핵심 내용을 미리 생각하거나 간략히 메모한다

2) 전화 걸기 전에 상대의 직함과 전화번호를 재확인 후 다이얼을 돌린다

3) "여보세요? XXX회사죠? 실례지만 XXX대리님 계신가요?라고 상대를 확인한다.

4) 자신에 대해 밝힌 후 통화 가능 여부를 묻는다. "AA회사의 X입니다. 통화 괜찮으신지요?"

5) 전화를 건 이유를 육하원칙에 의거하여 차근차근 이야기한다

6) 전화를 끊을때 인사를 나누고 2초 정도 기다리는게 좋다. 예의상.ㅋ

 

 

직장인 업무전화 고급Tip.

톤의 조절 : 당신의 컨디션이 아주 안좋더라도 업무전화를 위해서는 편안한 톤을 유지하고 연습하라. 천천히 차분한 톤으로 존중함을 담아 대화하는것이 포인트.

목소리의 톤만으로 통화의 결과는 180도 달라진다.

 

문장 완성 : 전화 통화시 말끝을 흐릿흐릿? 프로답지 못하다. "SSS는 지금 자리를 비웠는데...."가 아니라 "SSS는 지금 자리를 비웠습니다. 메모 남겨드릴까요?"라고 완성된 표현으로 대화하라

 

거절하기 : 업무상  거절해야할 때는 "내부적으로 상의 후 바로 전화드리겠습니다."라고 마무리 한뒤

다시 전화를 걸어 정중히 거절하는 것이 한 방법이다. 단칼에 거절하면??

상대방에게 불쾌감을 줄수도 있죠.

 

 

항의 응대 : 뜻밖의 항의전화가 오더라도 상대가 흥분상태라는 것을 감안하고 끝까지 들어줘라.

끝까지 들어만 줘도 상대의 불만이 어느정도 누그러지고 결국 진정하게 된다.

맞불을 놓으면? 일이 더 커진다.